Основными задачами и функциями архивного отдела являются:
Обеспечение сохранности и учет архивных документов, подлежащих постоянному и длительному хранению.
Архивный отдел обеспечивает хранение:
- архивных фондов и архивных документов, являющихся муниципальной собственностью, входящих в состав Архивного фонда РТ, в т.ч. образовавшихся в деятельности органов местного самоуправления с момента их образования, деятельности организаций, отнесенных к муниципальной собственности, а также находящихся в совместном ведении района и республики;
- архивных фондов и архивных документов, являющихся государственной собственностью, входящих в состав Архивного фонда РТ;
- архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц, переданных на законном основании в муниципальную собственность, в т.ч. личного происхождения, входящих в негосударственную часть Архивного фонда РТ;
- документов по личному составу ликвидированных организаций (не имеющих правопреемника), действовавших на территории района;
- печатных, аудиовизуальных и других материалов, дополняющих фонды архивного отдела;
- учетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления практической деятельности отдела.
Документы негосударственной части Архивного фонда РТ поступают на хранение в архивный отдел в порядке и на условиях договоров между собственниками документов и архивным отделом, действующим от имени исполкома при наличии доверенности.
Комплектование архивного отдела документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение для района, в т.ч.:
- составление списков организаций – источников комплектования архивного отдела, утверждаемых исполкомом района и согласовываемых с ГАУ при КМ РТ, систематическая работа по их уточнению;
- отбор и прием документов постоянного хранения в архивный отдел;
- проведение в установленном порядке экспертизы ценности документов, хранящихся в архивном отделе.
Организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве органов местного самоуправления, муниципальных организаций, содействие организациям других форм собственности в сохранении, комплектовании и использовании их архивов, включая:
- проведение проверок состояния делопроизводства и ведомственного хранения документов, в т.ч. по личному составу;
- ведение в установленном порядке учета документов, хранящихся в организациях – источниках комплектования и других организациях, находящихся на территории района;
- рассмотрение и согласование положений о ведомственных архивах, экспертных комиссиях, номенклатур дел организаций–источников комплектования архивного отдела и инструкций по делопроизводству;
- рассмотрение и представление в ЭПМК ГАУ при КМ РТ поступивших от организаций описей дел постоянного хранения;
- рассмотрение и согласование описей дел по личному составу организаций, документы которых подлежат приему в архивный отдел;
- изучение и обобщение практики работы ведомственных архивов и делопроизводственных служб, распространение их положительного опыта;
- оказание организационно-методической помощи, проведение совещаний, семинаров, консультаций по вопросам организации и методики работы с документами;
- разработка и реализация мероприятий по улучшению работы ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве, внедрению государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации, повышению квалификации работников архивов и делопроизводственных служб.
Информационное обеспечение органов местного самоуправления, организация использования архивных документов, удовлетворение прав граждан на архивную информацию, в т.ч.:
- информирование органов местного самоуправления, иных организаций района о составе и содержании документов архивного отдела по актуальной тематике, исполнение запросов юридических и физических лиц на документную информацию;
- организация работы пользователей документами, изготовление копий документов по их запросам, подготовка документальных выставок, материалов для средств массовой информации, проведение встреч с общественностью и публикаторская деятельность;
- исполнение социально-правовых и иных запросов граждан, выдача архивных справок, заверенных копий и выписок из документов; рассмотрение заявлений, предложений и жалоб, прием граждан;
- создание и совершенствование научно-справочного аппарата к документам архивного отдела.
Контроль за соблюдением юридическими и физическими лицами архивного законодательства.
